Организация автоматизации аналитических работ и процедур контроля использования средств государственного бюджета

Ключевые преимущества программного обеспечения

Эффективный анализ и обработка данных;

Богатые средства форматирования и отображения данных;

Наглядная печать;

Совместное использование данных и работа над документами;

Microsoft Excel дает возможность провести эффективный анализ и обработку данных

Быстрый и эффективный анализ, удобные средства для работы с данными (мастер сводных таблиц позволяет быстро обрабатывать большие массивы данных и получать итоговые результаты в удобном виде);

Механизм автокоррекции формул автоматически распознает и исправляет ошибки при введении формул. Microsoft Excel умеет распознавать 15 наиболее распространенных ошибок, которые допускаются пользователями при вводе формул в ячейку. Например, автоматически исправляются ошибки, связанные с неправильными ссылками, полученными в результате перемещения ячеек. Введенный по ошибке символ "х" автоматически преобразовывается в знак умножения и т.д. Естественно, при этом Excel сначала спрашивает пользователя, нужно ли производить исправление;

Использование естественного языка при написании формул;

Проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

Исследование влияния различных факторов на данные;

Построение графиков и диаграмм;

Статистический анализ данных. В Excel для Windows есть настолько мощный аппарат математической статистики, что вы можете заниматься статистическим моделированием.

Excel, как видно из всего сказанного выше очень мощный инструмент для решения задач имеющих дело с массивами разнообразных данных, поэтому область его применения обширна, начиная от бухгалтерских и складских задач и заканчивая расчетами энергетики спутниковых линий. В Excel удобно решать задачи линейной алгебры, такие как работа с матрицами и др. Так же есть все возможности по полноценной работе (сортировка, выборка, сводные таблицы, анализ) с базами данных. Благодаря наличию языка программирования в Excel возможно создания различных пользовательских программ, которые автоматизируют специфические стандартные задачи.

2. Подготовка данных для проведения анализа.

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

При работе с базами данных в Excel прежде всего нужно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет с помощью команды Данные | Форма.

На рабочем листе можно обрабатывать несколько списков, но все же лучше поместить каждый список на отдельный лист рабочей книги.

Средства обработки списков Excel можно использовать, не создавая уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше сделать.

Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы. Но, однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.

Любая таблица состоит из строк и столбцов, как правило строки нумеруются цифрами 1, 2, 3 и т.д. до 16384, а столбцам присваивается соответствие латинскому алфавиту A, B, C и т.д. Причем когда алфавит заканчивается, за Z следует AA, AB, AC и т.д. до IV. Пересечения строк и столбцов образует ячейки, каждая ячейка имеет адрес, который обозначается именем столбца и номером строки. Например B5.